O aumento do fluxo de informações na era digital evidenciou para os empresários por que uma boa gestão de arquivos requer planejamento estratégico e ferramentas especializadas.
A gestão documental é, resumidamente, o controle e o arquivamento dos documentos de uma empresa. Desde contas, contratos e impostos até manuais internos, fichas cadastrais de funcionários, entre outros.
É um processo que vai muito além da tradicional categorização por ordem alfabética. Trata-se de um sistema de organização complexo que, para funcionar a favor do empreendimento, requer estratégia, métodos e ferramentas.
De acordo com a Association for Information and Image Management (AIIM), o aumento do fluxo de informações na era digital aumentou ainda mais a demanda dos empresários por soluções de tecnologia que auxiliem na organização de documentos.
Para as empresas, os benefícios de uma gestão documental eficaz são vários: aumenta a produtividade, conecta áreas administrativas, reduz custos, evita problemas como a perda de informações importantes, diminui riscos jurídicos e preserva o histórico dos negócios.
Para que você entenda por que a gestão de documentos precisa ser incluída na rotina da sua empresa, reunimos alguns dados divulgados pela Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos.
- Gestores que não possuem um sistema de organização documental gastam o equivalente a 4 semanas por ano procurando informações.
- Entre 3% a 5% dos arquivos de uma empresa são perdidos ou extraviados.
- Em média, 30% da papelada armazenada é inútil e poderia ser descartada.
- 90% das informações, uma vez arquivadas, nunca serão consultadas novamente
- 67% dos dados documentais perdidos são diretamente relacionados a erros de manuseio dos usuários.
Por isso, se a sua empresa ainda não tem um sistema para gestão de documentos, não fique para trás, comece a implementação agora.
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