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O aumento do fluxo de informações na era digital evidenciou para os empresários por que uma boa gestão de arquivos requer planejamento estratégico e ferramentas especializadas.

A gestão documental é, resumidamente, o controle e o arquivamento dos documentos de uma empresa. Desde contas, contratos e impostos até manuais internos, fichas cadastrais de funcionários, entre outros.

É um processo que vai muito além da tradicional categorização por ordem alfabética. Trata-se de um sistema de organização complexo que, para funcionar a favor do empreendimento, requer estratégia, métodos e ferramentas.

De acordo com a Association for Information and Image Management (AIIM), o aumento do fluxo de informações na era digital aumentou ainda mais a demanda dos empresários por soluções de tecnologia que auxiliem na organização de documentos.

Para as empresas, os benefícios de uma gestão documental eficaz são vários: aumenta a produtividade, conecta áreas administrativas, reduz custos, evita problemas como a perda de informações importantes, diminui riscos jurídicos e preserva o histórico dos negócios.

Para que você entenda por que a gestão de documentos precisa ser incluída na rotina da sua empresa, reunimos alguns dados divulgados pela Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos.

1. Gestores que não possuem um sistema de organização documental gastam o equivalente a 4 semanas por ano procurando informações.
2. Entre 3% a 5% dos arquivos de uma empresa são perdidos ou extraviados.
3. Em média, 30% da papelada armazenada é inútil e poderia ser descartada.
4. 90% das informações, uma vez arquivadas, nunca serão consultadas novamente
5. 67% dos dados documentais perdidos são diretamente relacionados a erros de manuseio dos usuários.

Por isso, se a sua empresa ainda não tem um sistema para gestão de documentos, não fique para trás, comece a implementação agora.

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Alguns empreendedores de sucesso podem parecer pessoas comuns à primeira vista mas, olhando de perto, conseguimos perceber as atitudes que fazem diferença na hora de gerir o negócio.

Uma pesquisa realizada em 2017, pelo Sebrae, mostrou que 1 a cada 3 brasileiros de 18 a 64 anos é empreendedor no Brasil. Em números absolutos, isso significa 50 milhões de pessoas botando a mão na massa, o que é ótimo para a economia do País. Mas entre tanta gente, o que fazem aqueles que se destacam no ofício de empreender?

As atitudes de um gestor em relação aos seus negócios determinam muito se um empreendimento será bem-sucedido. Não é possível traçar o bê-a-bá da conquista, mas empreendedores que já se destacaram compartilham algumas características em comum.

A gente reuniu 6 hábitos marcantes dos empresários de sucesso para você refletir a respeito.

1. Tomar a iniciativa

Gestores que tomam a iniciativa acreditam no próprio negócio e vestem a camisa do time. Buscam sempre inovar na oferta de produtos para seus clientes. Além disso, tentam antever situações difíceis ou, até mesmo, oportunidades de negócios. É alguém proativo e atento ao mercado.

2. Ser persistente e comprometido

É preciso ter dedicação e disposição para trabalhar muito, sabendo que isso pode, inclusive, tomar algumas horas de folga. Empresários que agem assim são perseverantes e mantêm em mente que algumas coisas podem não dar certo de início, mas é um processo de erros e acertos. Com tempo vêm o aperfeiçoamento e o progresso.

3. Prezar pela qualidade

É ser inquieto quanto às possibilidades de melhorias e aperfeiçoamento de seus negócios. Esses empresários almejam superar a expectativa dos clientes e cumprir tudo o que prometem, sem deixar ninguém na mão – sendo reconhecidos por isso. Isso quer dizer não se acomodar com o que têm e buscar o melhor.

4. Querer aprender

Muito importante também é se manter atualizado sobre o que acontece no mercado. Marcar presença em cursos, congressos e encontros, para ficar alinhado com as demandas do público. Os gestores pesquisam sobre referências para estarem em constante modernização.

5. Correr riscos

Ter gosto por desafios e não ter medo de ousar. Mas fazer isso tendo sempre seus objetivos e metas bem claros, planejando seus passos, para que não comprometam a saúde do negócio. Empreendedores como esses também calculam os riscos e analisam todos os detalhes, para tomarem decisões sólidas.

6. Ter rede de contatos

Suprir uma vasta rede de contatos internos e externos é uma prática positiva. Internamente, os gestores criam conexões para estarem por dentro de tudo o que acontece na empresa. Algumas vezes elaboram relatórios e questionários para entender todo o funcionamento. E os contatos externos têm o potencial de trazer clientes e constituir parcerias.

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O armazenamento em nuvem está atraindo cada vez mais as grandes empresas. A tecnologia deve passar por algumas transformações nos próximos anos, dentre elas o barateamento do serviço.

Uma pesquisa divulgada pela Cisco Global Cloud Index projeta que, em 2020, os serviços de armazenamento em nuvem (cloud computing) movimentem mais de 15 ZetaBytes em dados. Ou seja, a projeção é que mais de 15 trilhões de GigaBytes trafeguem na rede, o que irá representar 92% de todos os dados processados na web.

Visto como must-have em TI para negócios, o armazenamento em nuvem já é utilizado por grandes corporações. Segundo a consultoria Forrester, em 2017, 48 das 50 maiores empresas do mundo anunciaram a adoção desse tipo de armazenamento para seus negócios.
Para você ficar por dentro do assunto, reunimos 3 tendências sobre o armazenamento em nuvem para os próximos anos:

1 – Nuvens híbridas
Algumas empresas não têm interesse em manter seus dados em um único serviço de nuvem, por isso muitos serviços de armazenamento já viabilizam a integração entre provedores de nuvem diferentes.
As principais vantagens desse tipo de armazenamento, de acordo com o Microsoft Azure são: (1) o controle sobre os dados, ou seja, sua empresa pode manter um serviço para ativos confidenciais; (2) a flexibilidade para poder usufruir dos recursos de cada tipo de nuvem e (3) a facilidade de transição entre os serviços.

2 – Cada vez mais acessível
Respondendo à lei da oferta e da procura, espera-se que as soluções de armazenamento em nuvem se multipliquem nos próximos anos, tornando o serviço mais acessível para a população. Cada vez mais provedores irão disponibilizar os serviços de nuvem gratuitamente, visando alcançar mais dados de usuários e maior participação no mercado.

3 – Segurança
Uma das grandes preocupações das empresas é sobre o quão seguros estarão os dados armazenados na nuvem. Atentos a esse receio, os provedores estão se equipando com servidores de segurança instalados em diferentes partes do mundo. Além disso, os serviços de nuvem tendem a personalizar a experiência do cliente, criando soluções de segurança para cada usuário – dispondo de funcionalidades que envolvem autorização de acesso, privacidade e registros de log.

Para poupar tempo e custos operacionais, empresas investem em soluções de tecnologia que disponibilizam documentos pré-formatados e simples de editar.

Muitos empreendedores brasileiros se queixam de perderem tempo, energia e dinheiro com o excesso de burocracia no País. Para eles, o grande número de papéis e critérios a serem preenchidos acaba atrapalhando o bom desenvolvimento dos negócios.

Em contrapartida, algumas empresas conseguem driblar essa situação investindo em soluções de tecnologia que oferecem modelos prontos de documentos. Além de ajudar a economizar tempo com a burocracia, os documentos pré-formatados já seguem os padrões necessários para garantir a segurança de qualquer acordo.

É possível ter acesso a softwares que disponibilizam modelos prontos de contratos, termos, cartas e outros formatos aplicáveis a empresas, desde o microempreendedor até grandes corporações. O aplicativo Prover VNext, por exemplo, conta com uma base de arquivos com mais de 1000 formatos de documentos disponíveis para o empresário editar online.

Além disso, o app também garante a segurança jurídica de seus documentos, cumprindo todos os critérios necessários para que tenham amparo legal. Tal como o modelo disponível de contrato, que contém os itens indispensáveis para firmar um acordo válido judicialmente.

Os modelos prontos de documentos, aliados à digitalização de toda a papelada, geram inúmeros benefícios para o empresário. Abaixo, listamos algumas das vantagens proporcionadas por essa tecnologia.

1. Maior rapidez na elaboração de contratos.
2. Fácil arquivamento e recuperação de dados.
3. Transmissão imediata de arquivos.
4. Segurança jurídica atendendo a normas vigentes.
5. Dificuldade de fraude com mecanismos específicos de segurança.

Portanto, se você quer otimizar o seu tempo tendo à disposição modelos prontos de documentos, conheça mais sobre o aplicativo Prover VNext. O gerenciamento de arquivos nunca foi tão ágil, prático e seguro.

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Até o ato de assinar um documento se tornou mais fácil com as novas tecnologias. Veja as diferenças das principais opções de assinatura:

Antigamente para validar um contrato você tinha que se deslocar até ao local que a outra parte se encontrava e assinar uma série de papéis, por meio da assinatura física. Agora basta assinar em um tablet ou celular e pronto, a assinatura chega aonde você desejar.

O grande papel da assinatura é garantir a legitimidade do documento, ou seja, provar quem é o assinante. E para assinar de maneira mais prática existem dois tipos: a assinatura digital e a assinatura eletrônica. Entenda a diferença e como usar na sua empresa.

Assinatura eletrônica

É qualquer método eletrônico utilizado para assinar um documento. Para ter validade legal, a assinatura precisa ter a identificação e autenticação do autor, a comprovação da integridade do documento e o registro da assinatura.

Ela é mais recomendada para documentos do cotidiano, como contratos de aluguel, planos de saúde, contratos de compra, assinatura de serviços, operações bancárias, contratação de seguros, etc.

Assinatura digital

A assinatura digital possui validade jurídica. Para isso, necessita-se de um Certificado Digital Público, documento emitido por um órgão ou empresa homologada pelo governo. A medida provisória nº 2.200-2 de 24 de Agosto de 2001 regulamentou o documento eletrônico no país mediante o uso dos certificados digitais emitidos dentro da cadeia do ICP-Brasil.

Além disso, esse tipo de assinatura passa por processo de criptografia e auditoria feito por alguma ferramenta que garante a origem e a autenticidade do documento. 

Mas, como escolher a assinatura ideal para sua empresa?

O mais importante é optar pela assinatura de acordo com a sua necessidade e que o processo seja seguro. Por isso, existem aplicativos especializados em digitalização de documentos que trazem toda a proteção necessária. Com a utilização destes apps, é possível desburocratizar muita coisa, desde a criação dos documentos digitais, até o armazenamento 100% em nuvem.

Entendeu como funciona? Leia mais conteúdo sobre empreendedorismo e tecnologia no nosso blog!

Investir em inovação pode trazer resultados surpreendentes para seus negócios e seus clientes.

Toda empresa, mesmo aquelas já bem-sucedidas, pode melhorar a performance no mercado aliando criatividade às novas tecnologias disponíveis. Quer saber como revolucionar a forma de agir e vender os produtos da sua empresa? Confira algumas dicas para aproveitar todo o seu potencial de inovação:

Defina prioridades

Decidir as prioridades da sua empresa e traçar um planejamento estratégico, com objetivos e metas, pode ser o primeiro passo para evoluir. Tenha disciplina para seguir esses planos e, para completar o processo, utilize as avaliações da equipe como um termômetro, um bom feedback pode especificar as mudanças necessárias, criando uma gestão muito mais inovadora.

Invista em novos projetos

Outros pontos de vista são sempre bem-vindos e podem ser o toque que falta para o seu negócio. Para isso, reúna a equipe e faça um apanhado do que eles sugerem. Outra estratégia é ficar de olho em tudo que sai de novo no seu segmento e como isso pode ser adaptado para a empresa. É um bom momento para criar um novo conceito.

Entre na onda das redes sociais

Se a sua empresa ainda não tem uma presença digital, já está na hora de ter. E se tem, é hora de usar essas ferramentas da melhor forma possível. Segundo pesquisa da Rock Content e da Resultados Digitais, empresas que publicam nas redes sociais conseguem 3,6x mais visitas no site do que aquelas que não publicam. Para engajar o público, produza conteúdos relevantes que sejam relacionados à temática da marca.

Para que os conteúdos tenham um melhor posicionamento nos sites de pesquisa, invista em desenvolvimento de SEO (Search Engine Optimization). A sigla dá nome a várias técnicas de otimização para sites, blogs e páginas na web, assim, quando o seu cliente buscar esse tipo de informação, verá seus conteúdos primeiro.

Digitalize a papelada

Simplificar processos pode reduzir custos e possibilitar uma gestão mais eficiente. Por isso, a digitalização de documentos é uma opção para otimizar essa logística. De acordo com a Associação Brasileira das Empresas de Gestão de Documentos (ABGD), o profissional brasileiro gasta em média 2 horas diárias na busca de papéis importantes, sendo que esse tempo poderia ser utilizado de maneira produtiva.

Use o processo de digitalização para ganhar mais segurança e economizar recursos. Atualmente existem empresas especializadas em digitalização de dados que deixam tudo acessível em um só clique.

É possível percorrer diversos caminhos para viver o futuro agora. Unindo tecnologia e criatividade, a sua empresa pode alcançar novas perspectivas.

Gostou das nossas dicas? Leia sobre empreendedorismo e tecnologia no nosso blog!

Em meio a tantas transformações tecnológicas, a gestão dos documentos também mudou, mas você sabe como funciona a segurança jurídica na era digital?

Com o passar do tempo as tecnologias facilitaram a forma de trabalhar e não foi diferente com a maneira de gerir documentos. Milhões de papéis estão migrando para o mundo online, fazendo com que o dia a dia empresarial seja mais simples.

O grande desafio é fazer com que esses documentos eletrônicos tenham validade e segurança jurídica. Por isso, há diversas ferramentas que descomplicam esse processo e os tornam válidos.

O documento eletrônico precisa de dois requisitos básicos para ter segurança jurídica: impossibilidade de alteração do seu conteúdo e perfeita identificação das partes.

E como você pode garantir esses dois requisitos?

Uma boa opção é a assinatura digital. Trata-se de uma ferramenta que criptografa os dados e mantém a informação confidencial para os destinatários selecionados pelo emissor. Dessa forma, o documento fica assegurado e serve como comprovação em juízo.

Soluções para o dia a dia da sua empresa

Nesse contexto, para que essa segurança seja eficiente, os documentos precisam ser criados e armazenados da forma correta. Segundo pesquisa da Industry Analysts, Inc., entre 2% e 5% dos arquivos de uma organização são perdidos ou incorretamente armazenados em um determinado dia. Para evitar esse tipo de problema, o recomendado é contratar um serviço especializado que gere eficiência dos seus documentos.

Existem plataformas online que oferecem, além da segurança jurídica, diversos recursos que deixam os documentos fáceis de acessar. É possível, por exemplo, procurá-los com um só clique, por meio de uma busca rápida por palavra-chave. Assim, sua empresa evita perder informações importantes e ainda economiza tempo e dinheiro. Quer ler mais conteúdo sobre empreendedorismo e tecnologia? Acompanhe nosso blog!

Os tempos mudaram e a cada dia o uso de papel está sendo eliminados, a necessidade de fechar negócios com agilidade e segurança fez com que alternativas mais confiáveis surgissem para suprimir processos desnecessários, cortar custos e ampliar lucros. A mais importante delas atende pelo nome de assinatura eletrônica.  Mas você sabe qual a diferença […]

Os tempos mudaram e a cada dia o uso de papel está sendo eliminados, a necessidade de fechar negócios com agilidade e segurança fez com que alternativas mais confiáveis surgissem para suprimir processos desnecessários, cortar custos e ampliar lucros. A mais importante delas atende pelo nome de assinatura eletrônica. 

Mas você sabe qual a diferença entre assinatura digital e eletrônica? Embora as duas possuam valor jurídico, as expressões não têm o mesmo sinônimo.  

Uma assinatura digital é uma assinatura eletrônica, mas uma assinatura eletrônica não necessariamente é uma assinatura digital. 

Para ficar mais claro:  

A assinatura digital é uma das espécies da assinatura eletrônica, ou seja, assinatura eletrônica é o gênero para designar todas as espécies de documentos elaborados por meio eletrônico.  

No entanto, a assinatura digital é um pouco mais burocrática, uma vez que exige o uso de um certificado digital que precisa ser homologado por uma instituição oficial, como a CertiSign. É basicamente um CPF digital.  

A assinatura eletrônica, porém, não necessita de certificado digital. Este tipo de assinatura é utilizado somente nos casos em que as partes aceitam e confiam nas evidências coletadas. Geralmente são usadas em aplicativos de bancos, por exemplo.   Ou seja, documentos com assinatura eletrônica podem ser válidos juridicamente em alguns casos, apenas se todos concordarem sobre sua validade.  

O que é gestão de contratos? É o conjunto de procedimentos, estratégias, técnicas e controles que permitem realizar uma administração mais assertiva, observando todas as variáveis desde o momento da proposta inicial, passando pelo fechamento da redação das cláusulas contratuais e culminando no acompanhamento da entrega do que foi acordado.   Com a característica de descomplicar […]

O que é gestão de contratos?

É o conjunto de procedimentos, estratégias, técnicas e controles que permitem realizar uma administração mais assertiva, observando todas as variáveis desde o momento da proposta inicial, passando pelo fechamento da redação das cláusulas contratuais e culminando no acompanhamento da entrega do que foi acordado.

Com a característica de descomplicar os trâmites legais, veja algumas das principais atuações da gestão de contratos:

• Possibilita e amplia o poderio de negociação ao focar nos benefícios individuais dos contratos futuros e vigentes;
• Coloca maior poder de decisão sobre as condições contratuais nas mãos da gestão da empresa;
• Maior proteção à empresa quanto aos valores e cláusulas acordados nos contratos;
• Fiscaliza cada aspecto das diretrizes incluídas nos contratos, bem como o cumprimento em tempo hábil das obrigações;
• Amplia a gama dos formatos de contratos trabalhados como aos clientes, fornecedores e colaboradores;
• Aprimora o controle sobre os vencimentos estipulados.

Tarefas Que Cabem ao Gestor de Contratos

Companhias de diferentes segmentos e portes têm buscado por profissionais habilitados para cumprir o papel de gestor de contratos, cabe a esse indivíduo acompanhar de perto se todas as etapas descritas no documento estão sendo efetivamente cumpridas. Já citei e reforço que é de grande importância entender que essa gestão contratual se estende pré-contrato até a avaliação da entrega.

Mesmo após o término do trabalho, existem questões pendentes e, ainda que não seja assim, é fundamental que a organização se ocupe de avaliar o quanto obteve a satisfação do seu cliente. Trabalhar com assertividade e seriedade é a melhor maneira de construir um nome sólido no mercado, nunca se esqueça que sua empresa é o trabalho que ela realiza.