Em meio a tantas transformações tecnológicas, a gestão dos documentos também mudou, mas você sabe como funciona a segurança jurídica na era digital?
Com o passar do tempo as tecnologias facilitaram a forma de trabalhar e não foi
diferente com a maneira de gerir documentos. Milhões de papéis estão migrando
para o mundo online, fazendo com que o dia a dia empresarial seja mais simples.
O grande desafio é fazer com que esses documentos eletrônicos tenham validade e segurança jurídica. Por isso, há diversas ferramentas que descomplicam esse processo e os tornam válidos.
O documento eletrônico precisa de dois requisitos básicos para ter segurança jurídica: impossibilidade de alteração do seu conteúdo e perfeita identificação das partes.
E como você pode garantir esses dois requisitos?
Uma boa opção é a assinatura digital. Trata-se de uma ferramenta que criptografa os dados e mantém a informação confidencial para os destinatários selecionados pelo emissor. Dessa forma, o documento fica assegurado e serve como comprovação em juízo.
Soluções para o dia a dia da sua empresa
Nesse contexto, para que essa segurança seja eficiente, os documentos precisam ser criados e armazenados da forma correta. Segundo pesquisa da Industry Analysts, Inc., entre 2% e 5% dos arquivos de uma organização são perdidos ou incorretamente armazenados em um determinado dia. Para evitar esse tipo de problema, o recomendado é contratar um serviço especializado que gere eficiência dos seus documentos.
Existem plataformas online que oferecem, além da segurança jurídica, diversos recursos que deixam os documentos fáceis de acessar. É possível, por exemplo, procurá-los com um só clique, por meio de uma busca rápida por palavra-chave. Assim, sua empresa evita perder informações importantes e ainda economiza tempo e dinheiro. Quer ler mais conteúdo sobre empreendedorismo e tecnologia? Acompanhe nosso blog!